Bijlage bij algemene voorwaarden

Verwerking Persoonsgegevens

Indien Beek bij de uitvoering van de overeenkomst ten behoeve van opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt, zijn in aanvulling op de Algemene Voorwaarden de onderstaande voorwaarden van toepassing. De toepasselijkheid van verwerkersovereenkomsten van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Artikel 1. Algemeen

1. De begrippen die in deze bijlage worden gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) hebben de betekenis die daaraan in de AVG is toegekend. Deze bijlage kwalificeert als een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG.
2. Beek biedt de opdrachtgever de mogelijkheid om de dienst af te nemen, waarbij Beek bij de uitvoering van de dienst voor en ten behoeve van opdrachtgever persoonsgegevens kan verwerken. Bij deze verwerking van persoonsgegevens kan opdrachtgever worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke, of indien opdrachtgever de persoonsgegevens ten behoeve van een derde partij verwerkt als verwerker. Beek vervult (afhankelijk van de hoedanigheid waarin de opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt) de rol van verwerker of sub verwerker.

Artikel 2. Doeleinden van de verwerking

1. Beek verbindt zich ertoe om onder de voorwaarden uit de overeenkomst in opdracht van opdrachtgever persoonsgegevens te verwerken. De verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het uitvoeren van de overeenkomst alsmede voor de duur daarvan, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
2. Beek zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door opdrachtgever is vastgesteld. De opdrachtgever zal Beek op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze bijlage zijn genoemd. 
3. Beek heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Beek neemt geen zelfstandige beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van persoonsgegevens.
4. Beek verwerkt in opdracht van opdrachtgever persoonsgegevens, zoals opgenomen in het privacy reglement Beek Advocaten. 

Artikel 3. Verplichtingen Beek Advocaten

1. Ten aanzien van de in artikel 2 van deze bijlage genoemde verwerkingen zal Beek zorg dragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de AVG, worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens door Beek vanuit diens rol.
2. Beek zal persoonsgegevens en andere gegevens verwerken die door of namens de opdrachtgever aan Beek zullen worden aangeleverd.
3. Beek zal opdrachtgever, op diens gemotiveerde verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de door hem genomen maatregelen aangaande zijn verplichtingen onder deze bijlage.
4. De verplichtingen van Beek die uit deze bijlage voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Beek.
5. Beek zal opdrachtgever in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van opdrachtgever in strijd is met relevante privacywet- en regelgeving.
6. Beek zal opdrachtgever, op diens verzoek daartoe, de noodzakelijke medewerking verlenen bij het nakomen van diens plichten conform de AVG, waaronder mede doch niet uitsluitend diens beveiligingsplicht, de meldplicht datalekken, het uitvoeren van een gegevensbescherming effectbeoordeling en een voorafgaande raadpleging bij de toezichthouder bij een verwerking met een hoog risico. De door Beek redelijkerwijs gemaakte of te maken kosten in verband met de voornoemde medewerking zullen door opdrachtgever worden vergoed.

Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid

1. Partijen zullen zorg dragen voor de naleving van toepasselijke privacywet- en regelgeving. De toegestane verwerkingen zullen door Beek worden uitgevoerd binnen een (semi-) geautomatiseerde omgeving.
2. Beek is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze bijlage, overeenkomstig de instructies van opdrachtgever en onder de uitdrukkelijke (eind)verantwoordelijkheid van opdrachtgever.
3. Voor alle overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de persoonsgegevens door opdrachtgever, verwerkingen voor doeleinden die niet door opdrachtgever aan Beek zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Beek niet verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor deze verwerkingen rust uitsluitend bij opdrachtgever. Opdrachtgever staat te allen tijde in voor de rechtmatigheid van deze verwerkingen en dat zijn systemen en infrastructuur te allen tijde adequaat beveiligd zijn.
4. Het is aan opdrachtgever om te beoordelen of Beek afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de AVG en/of enige andere toepasselijke wet- en regelgeving voldoet en de bescherming van de rechten van betrokkenen voldoende zijn gewaarborgd.
   1. Opdrachtgever staat te allen tijde ervoor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot verwerkingen van persoonsgegevens, zoals bedoeld in deze bijlage, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op enig recht van derden.
   2. Opdrachtgever staat te allen tijde ervoor in dat er bij het gebruik van de diensten geen bijzondere persoonsgegevens, burgerservicenummers dan wel gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten worden verwerkt, behoudens andersluidende schriftelijke afspraken.
   3. Onverminderd de overige rechten van Beek, vrijwaart opdrachtgever Beek van eventuele schade, aanspraken van derden en door toezichthouders opgelegde boetes, indien opdrachtgever in strijd handelt met deze bijlage en/of de AVG en/of enige andere toepasselijke wet- en regelgeving.

Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers

1. Opdrachtgever verleent Beek hierbij een algemene toestemming om bij de verwerking derden (sub verwerkers) in te schakelen. Op verzoek van opdrachtgever zal Beek opdrachtgever zo spoedig mogelijk informeren over de door haar ingeschakelde sub verwerkers.
2. Beek heeft het recht om veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van sub verwerkers door te voeren.
   1. Beek zorgt er onvoorwaardelijk voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen opdrachtgever en Beek zijn overeengekomen. Beek staat in voor een correcte naleving van deze plichten door deze derden.

Artikel 6. Beveiliging

1. Beek zal zich inspannen passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen van Persoonsgegevens, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
2. Beek kan wijzigingen aanbrengen in de getroffen beveiligingsmaatregelen indien dat naar haar oordeel noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te blijven bieden.
3. Beek staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Beek zal zich inspannen om de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de uitvoeringskosten van de beveiligingsmaatregelen, de aard, omvang en de context van de Verwerkingen, de doeleinden en het beoogd gebruik van de dienst, de verwerkingsrisico’s en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen die zij gezien het beoogd gebruik van de Dienst mocht verwachten, niet onredelijk is.
4. Opdrachtgever stelt enkel persoonsgegevens ter verwerking aan Beek ter beschikking, indien opdrachtgever zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. 
5. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de naleving van de door partijen afgesproken maatregelen.

Artikel 7. Meldplicht

1. In het geval van een beveiligingslek en/of een data lek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins Verwerkte gegevens) zal Beek, zich naar beste kunnen inspannen om opdrachtgever daarover zo snel mogelijk te informeren naar aanleiding waarvan opdrachtgever beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet. Beek spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken.
2. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal Beek meewerken aan het informeren van de ter zake relevante autoriteiten en eventueel betrokkenen. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het melden naar de relevante autoriteiten.
3. De meldplicht behelst voor Beek in ieder geval het melden aan opdrachtgever van het feit dat er een lek is geweest, alsmede:
   • wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
   • wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is;
   • wat de (voorgestelde) oplossing is;
   • wat de reeds ondernomen maatregelen zijn;
   • wat de contactgegevens voor de opvolging van de melding zijn;
   • wie geïnformeerd is (zoals betrokkene zelf, opdrachtgever, toezichthouder).

Artikel 8. Afhandeling verzoeken van Betrokkenen

1. In het geval dat een betrokkene een verzoek over zijn persoonsgegevens richt aan Beek, zal Beek het verzoek doorsturen aan opdrachtgever en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Opdrachtgever zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen. Indien blijkt dat de opdrachtgever hulp nodig heeft van Beek voor de uitvoering van een verzoek van een betrokkene, zal Beek hieraan meewerken en kan Beek hiervoor kosten in rekening brengen.

Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid

1. Op alle persoonsgegevens die Beek ingevolge deze bijlage voor opdrachtgever verwerkt, rust een geheimhoudingsplicht van Beek jegens derden. Beek zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, tenzij deze in een zodanige vorm is gebracht dat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing:
   • voor zover opdrachtgever uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen; of
   • indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of deze bijlage; of
   • indien er een wettelijke verplichting en/of een rechterlijk bevel bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken; of
   • ten aanzien van derden waaraan – met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 – persoonsgegevens in hun hoedanigheid als sub verwerker worden verstrekt.

Artikel 10. Duur en opzegging

1. De opdracht is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de overeenkomst tussen partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
2. De opdracht kan tussentijds niet worden opgezegd.
3. Partijen mogen deze opdracht alleen wijzigen met wederzijdse instemming.
4. Na beëindiging van de opdracht vernietigt Beek de van opdrachtgever ontvangen persoonsgegevens onverwijld, tenzij partijen overeenkomen dat Beek deze persoonsgegevens aan opdrachtgever zal terugbezorgen dan wel Beek wettelijk verplicht is tot het bewaren van deze persoonsgegevens. Beek kan eventuele kosten die zij maakt in het kader van het vernietigen en/of het terugbezorgen van persoonsgegevens aan opdrachtgever in rekening brengen bij opdrachtgever.